Các file word có dung lượng quá lớn khiến bạn gặp nhiều khó khăn khi lưu trữ cũng như kiểm soát nội dung. Để việc mở và chỉnh sửa file đơn giản, dễ dàng hơn, trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách nén file word và cách giảm dung lượng lưu trữ của file. Mời các bạn cùng theo dõi!

Vì sao dung lượng của file Word lớn?

Sở dĩ dung lượng của file word lớn là vì một trong các nguyên nhân sau:

Quá nhiều hình ảnh được chèn trong file cũng khiến dung lượng của file tăng.
Hình ảnh chèn trong file word có kích thước quá lớn.
File word có nhiều dữ liệu chưa được tối ưu.

Cách nén file Word bằng WinRAR

Bước 1: Chọn file word cần nén, sau đó bấm chuột phải vào rồi chọn Thêm vào tập tin nén…….

Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách gộp file PDF đơn giản nhất

Bước 2: Đặt tên cho file sau đó lựa chọn định dạng cho tập tin nén là ZIP, RAR hoặc RAR5. Sau đó bấm OK để tiếp tục.

Nếu muốn đặt mật khẩu cho file nén, bạn chọn ô Đặt mật khẩu…..rồi nhập mật khẩu vào sau đó nhấn Đồng ý.

Dưới đây là hình ảnh của file sau khi đã được nén thành công.

Làm thế nào để giảm dung lượng file Word?

Để giảm dung lượng file Word các bạn có thể áp dụng một trong các cách sau:

Sử dụng phần mềm online SmallPDF.com

Bước 1: Vào trang web SmallPDF để nén file.

Bước 2: Chọn các file word mà bạn muốn nén.

Bước 3: Lựa chọn 1 trong 2 hình thức sau: Nén mạnh (giảm nhiều dung lượng nhưng mất phí) hoặc nén cơ bản (giảm được ít dung lượng nhưng miễn phí). Sau đó bấm vào Chọn tùy chọn để giảm dung lượng của file.

Bước 4: Sau khi dung lượng file word được giảm bạn bấm Tải file xuống.

Xem thêm: Cách chèn chữ ký vào file PDF cực đơn giản

Nén ảnh trực tiếp có trong file Word

Trước khi nén, file word có dung lượng như sau:

Bước 1: Mở file Word chứa ảnh cần nén sau đó chọn hình ảnh – Chọn thẻ Format rồi nhấn chọn Compress Pictures.

Bước 2: Lúc này, màn hình sẽ hiển thị hộp thoại Compress Pictures. Bạn bỏ tích ở mục Apply only to this picture. Sau đó tích vào các mục để nén ảnh theo mục đích. Cuối cùng bấm OK.

Trong đó:

Print (220 ppi): Excellent quality on most printers and screens: Để giảm dung lượng file word tối ưu cho việc in file.
Screen (150 ppi): Chia sẻ lên web và lưu trong project.
E-mail (96 ppi): Chia sẻ qua mail hoặc nhấp vào Use document resolution để ở chế độ mặc định.

Sau khi đã nén ảnh, bạn có thể kiểm tra lại dung lượng của file Word.

Xóa những khoảng trắng không cần thiết

Bước 1: Mở file Word cần nén dữ liệu, sau đó bấm tổ hợp phím Ctrl + H để hộp thoại Find and Replace hiển thị.

Bước 2: Tại mục Find what bạn nhập dấu khoảng trắng 2 lần. Sau đó ở mục Replace bạn nhập dấu khoảng trắng 1 lần rồi bấm Replace All.

Bước 3: Lúc này, các khoảng trắng thừa sẽ được xóa, bạn bấm OK.

Xem thêm: Cách bỏ khung, đường viền trong Word cực đơn giản và chi tiết

Tắt tính năng chỉnh sửa ảnh

Bước 1: Mở file Word có dung lượng cần nén rồi bấm vào File, chọn Options.

Bước 2: Tại hộp thoại Options, bạn chọn Advanced. Tại mục Image Size and Quality bạn bỏ tích ở ô Do not compress images file, sau đó bấm OK để giảm dung lượng file Word.