Biết được quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp bạn giảm thiểu được chi phí trong quản lý kho hàng và đơn giản hóa mọi công đoạn kiểm đếm số lượng hàng hóa trong kho. Thông qua đó cũng giúp tránh được tình trạng thất thoát, nhầm lẫn hàng hóa trong kho. Trong bài viết sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn bộ tài liệu quy trình quản lý kho chuyên nghiệp, hiệu quả và đầy đủ nhất.
Link tải tài liệu quy trình quản lý kho chuyên nghiệp
Tải tài liệu Quy trình quản lý kho TẠI ĐÂY hoặc TẠI ĐÂY
Khái niệm kho
Kho có thể hiểu là nơi lưu trữ, chứa đựng, bảo quản các loại hàng hóa, vật tư của một tổ chức, doanh nghiệp. Tại kho hàng, hàng hóa sẽ liên tục được kiểm kê, các hoạt động xuất nhập kho cũng diễn ra thường xuyên nhằm cung ứng sản phẩm tới khách hàng một cách tốt nhất. Do đó, kho là nơi rất quan trọng, liên quan trực tiếp đến việc tổ chức và bảo quản hàng hóa của nhà bán hàng.
Quản lý kho là gì?
Quản lý kho là công việc giúp kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như xuất – nhập hàng hóa, tồn kho, chuyển kho,…. Quản lý kho hiệu quả sẽ giúp giảm chi phí quản lý, đơn giản hóa quá trình làm việc và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Lợi ích khi có quy trình quản lý kho hiệu quả
Khi có được quy trình quản lý kho chuẩn, chuyên nghiệp sẽ đảm bảo sự chặt chẽ trong việc quản lý hàng hóa của doanh nghiệp. Các ưu điểm nổi bật của quy trình quản lý kho phải kể đến là:
- Giúp hoạt động, vận hành của kho được thực hiện trơn tru, xuyên suốt mà không gặp vướng mắc nào.
- Doanh nghiệp có thể bám sát được tình hình xuất nhập kho, số lượng hàng tồn, chất lượng hàng hóa thông qua các con số chính xác nhất. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có những chiến lược phù hợp nhất để phát triển.
- Quy trình xuất nhập kho chuyên nghiệp, đảm bảo thời gian cho các quá trình này được rút ngắn và tiết kiệm thời gian, nhân lực, chi phí tối ưu.
- Đảm bảo sự chuyên nghiệp trong quản lý và hoạt động, tăng sự hài lòng của khách hàng.
Các khâu trong quy trình quản lý kho
Hoạt động của kho hàng có thể chia thành 3 hình thức cơ bản là quản lý mã hàng, quản lý nhập kho và quản lý xuất kho. Mỗi hình thức sẽ ứng với những quy trình quản lý khác nhau. Cụ thể như sau:
Quy trình quản lý mã hàng
- B1: phòng kế hoạch hoặc cấp quản lý trực tiếp có nhu cầu thêm mới, thay đổi, xóa bỏ mã bảng cần gửi yêu cầu cụ thể đến bộ phận/ người phụ trách mã hàng.
- B2: bộ phận mã hàng dựa trên thông tin yêu cầu để kiểm tra mặt hàng và đối chiếu.
- B3: thực hiện cập nhật:
Nếu yêu cầu cấp mã mới: áp dụng cho những sản phẩm mới nhập, chưa tồn tại mã hàng trước đó. Cán bộ phụ trách sẽ đặt mã hàng theo quy tắc và cập nhật lên hệ thống chung.
Yêu cầu đổi/xóa mã hàng: xem xét và đánh giá yêu cầu. Nếu hợp lý thì cần xóa hoặc cập nhật mã mới theo tiêu chuẩn. Nếu không thì cần từ chối yêu cầu.
- B4: thông báo sự thay đổi mã hàng cho những bộ phận liên quan.
Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng
- B1: thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu với các phòng ban liên quan như kế toán, kho, phòng kế hoạch vật tự,…
- B2: căn cứ theo đơn đặt hàng để đối chiếu với số lượng nguyên liệu nhập và kiểm tra chất lượng hàng. Nếu có hư hỏng hay không đạt yêu cầu chất lượng thì thông báo cho nhà cung cấp để khắc phục kịp thời. Sau đó nhận hóa đơn nhập hàng từ nhà cung cấp.
- B3: lập phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho, bên giao hàng. Một liên thủ kho giữ, 1 liên do kế toán giữ và liên còn lại giao cho người giao hàng.
- B4: thủ kho nhập nguyên liệu, sắp xếp vào khu vực phù hợp đảm bảo thuận lợi sử dụng. Thông tin hàng hóa nhập cần được cập nhật ngay vào hệ thống quản lý.
Các bước quản lý hàng xuất kho
- B1: gửi yêu cầu xuất hàng
- B2: kiểm tra hàng tồn kho
- B3: lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng
- B4: tiến hành xuất hàng khỏi kho
- B5: cập nhật thông tin hàng hóa lên hệ thống
Quy trình quản lý chuyển kho thành phẩm
- B1: gửi yêu cầu/đề xuất chuyển kho lên ban giám đốc, nêu rõ địa chỉ, mức độ cần thiết chuyển kho.
- B2: ban giám đốc xem xét yêu cầu, nếu chấp thuận thì sẽ gửi đến kế toán.
- B3: kế toán sau khi nhận thông tin thì thông báo đến đơn vị quản lý kho về thời gian chuyển kho, số lượng người hỗ trợ và lập phiếu xuất kho.
- B4: thực hiện chuyển kho
- B5: kế toán cập nhật lại thông tin lên hệ thống quản lý.
Trên đây là bộ tài liệu quy trình quản lý kho đầy đủ và chi tiết nhất. Hy vọng thông tin trong bài sẽ hữu ích với bạn.
