Khi bạn đang cần soạn thư mời hoặc phải gửi mail cho rất nhiều người nhưng lại phát ngán khi phải nhập đi nhập lại nhiều nội dung hàng loạt giống nhau? Đừng lo lắng, tham khảo ngay cách sử dụng Mail Merge dưới đây để biết cách soạn và trộn nội dung giống nhau tự động mà không cần thực hiện thủ công cực kỳ hiệu quả. Tham khảo ngay nhé!
Mail merge là gì?
Mail Merge hay còn được gọi là chức năng trộn thư. Đây là 1 tính năng giúp người dùng soạn thư hàng loạt trong Word nhanh chóng, dễ dàng nhất. Mail Merge giúp bạn tạo ra được nhiều thư mời, giảm thiểu được nhiều thời gian khi làm hợp đồng lao động, thư mời, thư báo, phiếu lương,…
Ví dụ về mail Merge
Khi bạn muốn viết thư mời dành cho tất cả mọi người trong công ty đến 1 buổi tiệc và bạn đã có đầy đủ dữ liệu về mẫu thư và khách mời. Tuy nhiên bạn cần phải điền từng tên khách mời 1 vào thư mời và việc này rất mất thời gian.
Vì thế hãy sử dụng mail merge để chúng tự động điền tên khách mời vào thư mời nhanh chóng, đơn giản nhất nhé.
Xem thêm: Hướng dẫn cách chỉnh ngày tháng năm trong Excel cực đơn giản
Chuẩn bị trước khi sử dụng mail merge?
Trước khi sử dụng mail merge trong Word để trộn bạn cần chuẩn bị đầy đủ những điều cần thiết dưới đây:
Nguồn dữ liệu
Dữ liệu này bao gồm nội dung tuỳ biến khác nhau của các bức thư mà bạn dự định sẽ tạo từ tính năng này. Tuỳ biến có thể là: tên người nhận, tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại,…và được trình bày ở trong danh sách nhất định.
Danh sách này thường là danh bạ đã được lập trong Microsoft Outlook hoặc Excel, dữ liệu trong Access, hoặc bất cứ văn bản nào có cấu trúc phân loại dữ liệu.
Bạn cần xác định được mình sẽ dùng những chi tiết nào dể thay đổi cá nhân hoá email như họ tên, chức vụ, tên công ty, số điện thoại,…Danh sách nguồn dữ liệu được chia thành nhiều cột khác nhau và ở mỗi hàng người nhận sẽ được nhập đầy đủ các thông tin cá nhân.
Nội dung cơ bản
Đây chính là nội dung của mail mà bạn muốn gửi và giống nhau giữa các lá thư này như: tên, công ty, địa chỉ người gửi, nội dung chính của thư. Nội dung này sẽ thường đi kèm với các vị trí được định sẵn và đây là nơi thể hiện được những chi tiết thay đổi từ nguồn dữ liệu. Mỗi chi tiết được gọi là trường.
Bạn cần nhập nội dung soạn thảo dạng mong muốn sau đó nhập các trường dựa vào nguồn dữ liệu đã có và sắp xếp chúng ở những vị trí phù hợp.
Xem thêm: Không mở được file word và cách xử lý
Hướng dẫn cách sử dụng mail merge trong Word
Bước 1: Tạo danh sách trong Excel và mẫu đơn trong Word
Bước 2: vào file Word chứa mẫu đơn => Mailings => Start Mail Merge => Step-by-Step Mail Merge Wizard
Bước 3: bên phải màn hình hiện ra hộp thoại với tổng là 6 step
Bước 4: Trong Step 1 bạn chọn cách viết cho Mail merge mà mình mong muốn bằng 1 trong những kiểu sau:
- Letters: Kiểu thư mời.
- E-mail messages: Email.
- Envelopes: Phong thư.
- Lables: Thư theo nhãn.
- Directory: Thư theo danh mục.
Bước 5: Trong Step 2 chọn mẫu thư cho mail merge
Trong đó:
- Use the current document: Sử dụng mẫu thư hiện tại bạn đang mở.
- Start from a template: Dùng mẫu thư trong Word
- Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã có hoặc đã tạo chưa mở
Bước 6: Step 3 bạn chọn dữ liệu có sẵn từ file Excel đã tạo bằng những bước sau:
Nhấn Browse… =>file Excel có chứa thông tin của khách mời => Sheet chứa thông tin => Tích chọn bỏ hoặc thêm thông tin không muốn sử dụng => OK.
Bước 7: Trong Step 4 bạn viết thêm hoặc chỉnh sửa thông tin trong mail merge nếu bạn chưa viết xong mẫu thư. Tuy nhiên nếu có sẵn mẫu thư thì có thể bỏ qua.
Xem thêm: Hướng dẫn cách tính phần trăm nhanh, chính xác cực đơn giản
Bước 8: Trong Step 5 bạn điền tên vào các chỗ trống trong mail merge theo các bước: Chọn Insert Mail Merge Field => chọn trường dữ liệu
Bước 9: Trong Step 6 bạn nhấn Edit individual letters… để mail merge tiến hành tự động điền toàn bộ dữ liệu từ file Excel vào mẫu thư đã có trong Word là xong.
Trên đây là hướng dẫn cách sử dụng mail Merge trong Word đơn giản, hiệu quả nhất. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích nhất. Trân trọng!
